Commissie Organisatiestructuur
Gedurende een aantal maanden heeft een commissie van enthousiaste leden zich op verzoek van het Hoofdbestuur intensief beziggehouden met beantwoording van de volgende vraagstelling: "Is de huidige structuur van de vereniging: een overkoepelende vereniging, geleid door een hoofdbestuur, met afdelingen of sub verenigingen, elk met een eigen bestuur, wel adequaat om voor de toekomst een gezonde ontwikkeling te borgen. Waar willen we met de vereniging heen qua structuur en evt. financiële verrekeningen."
Om deze vraag te beantwoorden had het HB volgende brede opdracht meegegeven:
- voor het einde van dit kalender jaar beredeneerd te adviseren aangaande:
- alternatieven voor de huidige structuur van de vereniging;
- alternatieven voor de huidige structuur van het bestuur van de vereniging;
- mogelijkheden ten aanzien van een betere toedeling van kosten aan afdelingen en sub- verenigingen te bezien en de gevolgen daarvan voor de vaststelling van de contributie van de leden.
De commissie bestond uit: Peili Wang (voorzitter), Rob Dijkman, Erik Vermeer, Martine Bussen, Erik Oldenburger, Peter Verbaas en Harry Derricks. De commissie heeft gedurende de periode van haar gedachtevorming overleg gehad met de voorzitters van de afdelingen om zorgen c.q. wensen die leven bij de afdelingen in kaart te brengen en mee in betrekking te nemen in hun slotadvies.
Tijdens deze gesprekken is gebleken dat
- er bij veel afdelingen geen toekomstvisie bestaat;
- er weinig samenwerkingsverbanden bestaan tussen afdelingen;
- kleine afdelingen met name met een hoge leeftijdsgraad problemen hebben om een volledig bestuur te bemensen; dan zou een speciaal aanspreekpunt binnen het HB wenselijk zijn.
Tijdens de ALV heeft namens de commissie voorzitter Peili Wang een gedetailleerde presentatie gegeven van de bevindingen van de commissie welke recentelijk als advies aan het HB zijn gecommuniceerd. De voornaamste wijzigingen betreffen:
Wijziging in de structuur van het HB; naast een voorzitter, secretaris, penningmeester en commissaris PR (Marketing) wordt voorgesteld drie zgn. “Asset managers” te benoemen die de portefeuilles “Landgoed”, “Paviljoen” en “Sportvelden” zullen beheren. Onder overall verantwoordelijkheid aan de Penningmeester zullen zij een eigen “Verlies- en Winstrekening” bijhouden. Maandelijks zal een overzicht van werkelijk gemaakte kosten vs budget aan het HB worden overlegd. Streven is om de verantwoordelijkheid voor uitgaven te spreiden naar experts om zo evt. snellere beslissingen te bewerkstelligen, maar altijd met ultieme verantwoordelijkheid naar de penningmeester.
- Van de afdelingen zal gevraagd worden een “Meerjarenplan” op te stellen; het is de intentie om als hulpmiddel hiervoor een template te ontwerpen.
- Een Jaaractiviteiten kalender is gewenst om zeker te stellen dat alle leden op de hoogte zijn van afdelingsactiviteiten van andere afdelingen, waaraan zij dan zouden kunnen deelnemen.
- ad hoc commissies in te schakelen om speciale onderwerpen te adresseren om het HB te ontlasten.